Von Papierlisten zur Echtzeit-App: Sechs Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung

Wie der Einstieg in die digitalisierte Instandhaltung gelingt

Eine Energieversorgung ohne Unterbrüche ist heute wichtiger denn je – und somit auch eine professionelle Bewirtschaftung von Anlagen und Netzen. Die bisherige Dokumentation der Anlagedaten und der Instand-haltungsarbeiten mit Papierlisten oder einfachen Tabellen genügt deshalb nicht mehr. Um alle Vorschriften und Branchenempfehlungen zu erfüllen, empfiehlt es sich, die Instandhaltungsprozesse zu digitalisieren. Mit dem richtigen Vorgehen gelingt das schnell und einfach.

Jeder Ausfall der Energieversorgung hat heute gravierende Folgen. Wegen der grossen Bedeutung des Internets für alle Lebensbereiche ist eine unterbruchfreie Stromversorgung noch wichtiger geworden und der Druck auf die Netz-betreiber gestiegen: Bei der Versorgungssicherheit haben die Energiekundinnen und -kunden höchste Ansprüche. Um das Risiko längerer Unterbrüche zu vermindern, kommt der professionellen Wartung und Instandhaltung von Anlagen und Netzen daher eine grosse Bedeutung zu.

Gleichzeitig wachsen die Anforderungen an die Arbeitssicherheit und die Dokumentierung von Schutzmassnahmen. Zeigt sich bei einem Unfall oder einer Störung, dass die entsprechende Anlage nicht richtig gewartet war oder die Schutzvorschriften nicht eingehalten wurden, kann dies zu einem medialen Sturm der Entrüstung führen und der Reputation eines Energieunternehmens ernsthaft schaden.

Lückenlose Dokumentation nötig

Die volle Transparenz entwickelt sich also bei der Wartung und Instandhaltung zu einem Muss: Die verantwortlichen Führungskräfte müssen per Knopfdruck überblicken können, welche Arbeiten bereits erledigt wurden und welche als Nächstes anfallen. Ziel ist eine lückenlose Instandhaltung oder zumindest eine Übersicht, welche Lücken noch bestehen. Fehlt die durchgängige Dokumentation, kann dies im Fall der Fälle schwerwiegende finanzielle Folgen haben, weil die Versicherung Leistungen kürzt oder gar verweigert. Die Instandhaltungsprozesse müssen also nicht nur nachvollziehbar, sondern auch durch externe Kontrollpersonen überprüfbar sein.

Das in der Energiebrache bei der Instandhaltung noch immer gängige Arbeiten mit Checklisten auf Papier, die in Ordnern abgelegt werden, genügt diesen Ansprüchen nicht mehr. Viel zu gross ist die Gefahr, dass die Dokumen-tation Abschreibfehler oder Lücken aufweist. Hinzu kommt: Ein solches Vorgehen ist ineffizient und beansprucht unnötig viel Zeit.

Digitalisierung als Problemlöser

Die Digitalisierung schafft nun auch in diesem Bereich Abhilfe. Mit einem digitalen Instandhaltungssystem können Energieversorger von überall her in Echtzeit auf Anlagendaten zugreifen und sie bearbeiten. Das erleichtert die Kontrolle und die Instandhaltung vor Ort, da die Monteure sofort über sämtliche relevanten Informationen zum Objekt verfügen – inklusive Fotos, Historie der Instandhaltung und Einbindung ins Netz.
Ihre Arbeiten halten die Fachleute direkt per App im System fest. Dabei lässt sich das Vier-Augen-Prinzip sehr einfach umsetzen. Die Anlagedaten sind jederzeit aktuell, verlässlich, nachvollziehbar und gut gesichert. Die Instandhaltung wird zu einem klar definierten und vom Anfang bis zum Ende durchgängig dokumentierten Prozess ohne Medien-brüche. Dabei lässt sich die Datenqualität gegenüber einer Papierablage stark verbessern. Weil Energieunternehmen die Objektdaten systematisch auswerten können, optimieren sie ihre Investitions- und Instandhaltungsplanung – mit entsprechend positiven Folgen für das Geschäftsergebnis.

Vorteile bringt ein digitales Instandhaltungssystem nicht zuletzt für die Mitarbeitenden. Sie können ihre Einsätze einfacher planen und das Material vorbereiten. Dazu verwenden sie ein Tablet oder ihr Smartphone, das sie sowieso immer mit sich herumtragen. Das effiziente Arbeiten mit Hilfe einer App macht Spass und erhöht die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Sechs Erfolgsfaktoren

Viele Energieunternehmen haben die Vorteile der digitalisierten Instandhaltung bereits erkannt, zögern aber mit der Einführung. Sie scheuen den personellen und finanziellen Aufwand dafür. Tatsächlich war die Digitalisierung der Arbeitsprozesse lange Zeit mit hohen Kosten und viel Projektarbeit verbunden, da die bisherigen Lösungen komplex waren. Innovative Anbieter wie Inventsys schaffen nun Abhilfe und machen die Umstellung auch für kleine und mittlere Energieversorger leicht. Der Einstieg in die digitalisierte Instandhaltung gelingt ihnen am besten, wenn sie sechs Erfolgsfaktoren berücksichtigen:

1. Klares Ziel: Welche Resultate will man mit dem Projekt erreichen und in welchem Zeitraum? Diese Frage steht am Anfang jedes Digitalisierungsprojekts. Anschliessend sollte im Team besprochen werden, welches Vorgehen mit den vorhandenen Ressourcen realistisch ist und welche Barrieren dem erfolgreichen Abschluss des Projekts im Weg stehen könnten. Dabei lohnt es sich, auch Bedenken anzusprechen – etwa die Angst der Mitarbeitenden, durch die Nachvollziehbarkeit der Prozesse bei der Arbeit ständig kontrolliert zu werden.
2. Schlagkräftiges Projektteam: Weil das Engagement aller Beteiligten über Erfolg oder Scheitern entscheidet, sollte für die Implementierung ein schlagkräftiges Team zusammengestellt werden. Es empfiehlt sich, als kleines Team von motivierten Leuten zu starten, die die richtigen Eigenschaften mitbringen: Verständnis fürs Arbeiten in Prozessen und Freude am Kreieren von Neuem. Wenn erste Prozesse erfolgreich digitalisiert sind, werden die Beteiligten zu Botschaftern, Beratern und Trainern für die Digitalisierung in weiteren Bereichen.
3. Regionale Kooperation: Da bei den meisten Energieversorgern die Ausgangslage für die Digitalisierung die gleiche ist, lassen sich durch Kooperationen grosse Synergien erzielen. Das gilt nicht nur während des Projekts, sondern genauso für den regulären Betrieb. Zum Beispiel kann es sich ein einzelnes Energieunternehmen oft nicht leisten, eine zusätzliche Person für die Betreuung des digitalen Instandhaltungssystems einzustellen. Teilen sich hingegen mehrere regionale Unternehmen die Kosten für eine solche Stelle auf, sind sie gut tragbar.
4. Pragmatische Projektplanung: Dazu genügt es, die wichtigsten Schritte und Meilensteine sowie die Ressourcen und die Rollen im Projekt zu definieren.
5. Lernende Organisation: Statt alles perfekt machen zu wollen und viel Zeit für Projektarbeit zu verlieren, lohnt sich ein rascher Start mit einer Pilotphase. So können alle Beteiligten anhand von wenigen Anlagen erste Erfahrungen mit dem digitalen Arbeiten sammeln. Die Organisation lernt so von Anfang an dazu; das Projekt macht schnelle Fortschritte.
6. Flexibles System: Das digitale Instandhaltungssystem sollte vor allem flexibel sein, um die bisherige Arbeitsweise der Teams zu unterstützen und nicht gleich zu Beginn grundlegend zu verändern. Eine schrittweise Optimierung der Arbeitsprozesse muss im System einfach und ohne externe Unterstützung abbildbar sein. Am besten testet man während der Pilotphase die Systeme verschiedener Anbieter und erhält so die Gewissheit, das richtige zu wählen.

Agile Lösung

Das Instandhaltungssystem von Inventsys richtet sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen und bietet ihnen die volle Flexibilität: Der sogenannte Zero-Code-Ansatz ermöglicht Energieversorgern, ihre Objekte, Funktionen und Abläufe nach den eigenen Bedürfnissen zu definieren und zu adaptieren, ohne dabei auf Softwareberater zurückgreifen zu müssen. Weil sich das System universell für alle Medien nutzen lässt, eignet es sich bestens für Quer-verbundunternehmen.

Unter anderem sind zu jedem Objekt technische Daten, eine Zustandsbeschreibung, die letzten Ereignisse wie etwa Wartungen und die periodischen Aufgaben mit ihrer Fälligkeit hinterlegt. Arbeitsaufträge samt Fristen werden direkt aus dem System heraus an die zuständigen Fachpersonen übermittelt. Vor Ort lässt sich auf einem mobilen Gerät die Checkliste zum Objekt öffnen. Sie zeigt die zu kontrollierenden Punkte samt Standardwerten auf. Die benutzerfreundliche Bedienoberfläche macht es leicht, Daten zu finden und zu aktualisieren. Ist eine Wartung erledigt, wird der Status des Auftrags angepasst. So behalten die Teamleiter jederzeit die Übersicht über den Arbeitsfortschritt ihres Teams.

Riesiges Potenzial

Die Softwarelösung von Inventsys erlaubt die geo- und App-basierte Bewirtschaftung von ganz unterschiedlichen Infrastrukturanlagen wie zum Beispiel DR-Stationen, Hydranten, Schiebern, Brunnen, Trafostationen und Unterwerken. Für die Kommunikation zwischen Infrastrukturbetreibern und der Bevölkerung bietet das System von Inventsys ebenfalls interessante Möglichkeiten. Die Melde-App ist voll ins Instandhaltungssystem integriert. Trifft eine Meldung aus der Bevölkerung ein, wird automatisch ein offener Arbeitsauftrag generiert und der verantwortlichen Person zugewiesen.

Inventsys entwickelt laufend weitere Anwendungen, als Nächstes etwa für die Fernwärmeversorgung, die öffentliche Beleuchtung und für Abwasserreinigungsanlagen. Zudem lassen sich Photovoltaikanlagen künftig ebenfalls digital bewirtschaften. Und auch das Internet der Dinge wird dank Inventsys von der Zukunftsvision zur Realität.